Каждый сотрудник в системе имеет два параметра определяющие его возможности взаимодействия с CRM.
Группы сотрудников необходимы для распределения доступа к функциям CRM системы, таким как просмотр, создание, редактирование, удаление, импорт и экспорт данных. Каждый сотрудник может принадлежать только к одной группе. Чтобы разделить функциональные возможности среди сотрудников внутри группы, необходимо добавить новую группу, перенести в нее необходимых сотрудников и определить группе новые возможности. Всё это легко настраивается внутри CRM системы.
Роли определяют как сотрудник будет взаимодействовать непосредственно с CRM. Например агенты прикрепляются к лидам, контактам, объектам, сделкам и т.д., администраторы могут одобрять или снимать с одобрения объекты недвижимости, суперпользователь обладает всеми правами, но если он при этом не выбран как агент, то его никто не увидит и он не сможет привязаться к объекту, лиду, контакту или сделке. Каждый сотрудник может иметь несколько ролей. В зависимости от роли сотрудника его CRM система внешне может отличаться от других, обладая большим количеством функций.